Datenschutzerklärung

Hinweis: Diese Erklärung bezieht sich ausschließlich auf das interne CRM-System der DREHASG GmbH. Die Datenschutzerklärung für die Hauptwebsite der DREHASG sowie die Einwilligungserklärung für Reha-Sport- Teilnehmer sind separate Dokumente.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung in diesem System ist:

Deutsche Rehasport Gesellschaft mbH (DREHASG GmbH)
Altfeldstr. 5, 76185 Karlsruhe
Telefon: 0721 181 23 640
E-Mail: datenschutz@drehasg.de

2. Zweck und Datenverarbeitung

Dieses CRM-System dient ausschließlich der internen Vertriebs- und Verwaltungsorganisation der DREHASG GmbH. Verarbeitet werden:

• Mitarbeiter-Stammdaten: Name, E-Mail, Login-Historie (Last-Seen), Gebiets-Zuordnung
• Einrichtungs-Stammdaten: Adresse, Kontaktpersonen, Status der Akquise
• Übungsleiter-Stammdaten: Name, DOSB-Lizenz, Geburtsdatum, Adresse, Verfügbarkeitsfenster
• Aktivitäten: Telefonate, E-Mails, Vor-Ort-Besuche, ggf. Sprachnotizen mit automatischem Transkript
• Server-Logs: IP-Adresse, Browser-Typ, Zeitpunkt — zur Abwehr von Angriffen und Fehler-Diagnose

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) für Mitarbeiter und lit. f (berechtigtes Interesse — Vertriebsorganisation) für die übrigen Kategorien.

3. Cookies und lokale Speicherung

Wir nutzen ausschließlich technisch notwendige Cookies bzw. localStorage für:

• Authentifizierungs-Token (Supabase Auth, sb-* Cookies)
• UI-Präferenzen (z.B. Sidebar auf-/zugeklappt)

Es findet kein Tracking, keine Werbeanalyse, kein Drittanbieter-Cookie statt.

4. Datenspeicherung

Sämtliche Daten werden gespeichert bei:

Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen
Server-Standort: Nürnberg, Bayern, Deutschland

Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt (TLS 1.2+). Die Datenträger sind serverseitig verschlüsselt. Backups werden täglich erstellt.

5. Speicherdauer

• Aktive Nutzer-Konten: solange das Beschäftigungsverhältnis besteht
• Server-Logs: 30 Tage, danach automatisches Löschen
• Sprachnotizen-Audios: 365 Tage, danach automatisches Löschen via Cron
• Transkripte und sonstige Aktivitäten: gemäß den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten (i.d.R. 6-10 Jahre)

6. Empfänger

Daten werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben. Folgende technische Dienstleister sind mit Auftragsverarbeitungs-Verträgen (AVV) eingebunden:

• Hetzner Online GmbH (Hosting, Server-Standort Deutschland)
• Resend / Inbound (E-Mail-Versand transaktionaler Mails)
• OpenAI Ireland Ltd. (Whisper-Transkription für Sprachnotizen, optional pro Aktivität)
• Google LLC (Google Places API für Auto-Suche von Einrichtungs-Adressen, ohne Personenbezug)

7. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber der DREHASG GmbH folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)

Anfragen an datenschutz@drehasg.de.

8. Beschwerderecht

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde zu:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Königstraße 10a, 70173 Stuttgart
Telefon: 0711 615541-0
baden-wuerttemberg.datenschutz.de

Stand: 29.04.2026 — vor Live-Gang von einer/einem Volljuristin/Volljuristen prüfen lassen.